Communication

Par défaut, les préférences de notification des utilisateurs sont désactivées. Une fois que la formation appropriée a été fournie aux Soumissionnaires, Approbateurs et Comptables, les Administrateurs peuvent activer les notifications. Cela donne aux utilisateurs l’opportunité de comprendre quelles notifications ils reçoivent et à quel moment.

Pour mettre à jour les notifications des Rapports de Dépenses de votre organisation, allez dans le module Gestionnaire de Paramètres en haut de votre écran.

Ensuite, cliquez sur le menu de navigation Communication situé sur le côté gauche de votre écran.

La fenêtre Communication s’ouvrira avec toutes les options disponibles.

Vous pouvez choisir les options suivantes:

• Notifier les approbateurs et la comptabilité concernant les rapports envoyés pour révision

• Notifier les auteurs concernant les rapports envoyés à la comptabilité

• Notifier les auteurs concernant les rapports approuvés par la comptabilité

• Notifier les auteurs concernant les dépenses refusées

• Notifier les approbateurs et la comptabilité concernant les dépenses réaffectées

• Notifier les utilisateurs concernant les transactions importées

• Rappeler aux utilisateurs les rapports de dépenses non soumis

• Rappeler aux approbateurs et à la comptabilité les rapports en retard pour révision

• Envoyer des rappels mensuels

Chaque notification affichera le modèle de message correspondant, que vous pouvez personnaliser si nécessaire :

• Notifier les approbateurs et la comptabilité concernant les rapports envoyés pour révision
  Un rapport de dépenses vous a été envoyé pour révision.

• Notifier les auteurs concernant les rapports envoyés à la comptabilité
  N/A

• Notifier les auteurs concernant les rapports approuvés par la comptabilité
  Votre rapport a été approuvé.

• Notifier les auteurs concernant les dépenses refusées
  Une dépense dans votre rapport a été refusée. Veuillez consulter votre rapport de dépenses pour examiner les dépenses refusées. Apportez toutes les modifications nécessaires puis veuillez soumettre à nouveau vos dépenses refusées pour approbation.

• Notifier les approbateurs et la comptabilité concernant les dépenses réattribuées

• Notifier les utilisateurs concernant les transactions importées
  De nouvelles transactions de carte de crédit ont été ajoutées à votre système ExpensePoint™. Veuillez vous connecter au Gestionnaire de Dépenses pour affecter ces transactions à votre/vos rapport(s) de dépenses.

Lorsque l’action ou l’événement correspondant survient dans le processus de gestion des dépenses, les utilisateurs recevront automatiquement les notifications appropriées.

En cochant la case Activer les Notifications par Email, la plupart des notifications seront automatiquement activées, à l’exception de :

• Notifier les auteurs concernant les rapports envoyés à la comptabilité–nous recommandons de ne pas activer cette option sauf si les employés ne sont pas satisfaits des délais d’approbation.

• Notifier les approbateurs et la comptabilité concernant les dépenses réattribuées–cela renverra le rapport à l’étape initiale du processus d’approbation.

Si nécessaire, vous pouvez également activer ces notifications en cochant leurs cases correspondantes.

Le contenu du modèle de chaque notification est modifiable, et vous pouvez adapter le message de la notification selon vos besoins.

Après avoir effectué des mises à jour dans la communication des notifications, cliquez sur Enregistrer pour les sauvegarder.