Añadir un nuevo gasto

Antes de que un informe de gastos pueda enviarse, debe incluir los gastos relacionados. Los gastos son elementos o transacciones individuales que conforman el contenido de un informe de gastos. Estos pueden incluir recibos, facturas o registros de costos relacionados con el negocio. Los gastos se recopilan dentro del informe para proporcionar una visión completa de los gastos del usuario para fines de reembolso, contabilidad o auditoría.

Para añadir gastos a un informe de gastos, primero debe crear un nuevo informe de gastos.

Existen varias formas de crear un gasto:

Manualmente
A través de una transacción
A través de un recibo escaneado

Creación manual de gastos

Si el informe de gastos ya ha sido creado, selecciónelo desde la sección Informes de gastos.

Una vez seleccionado, la barra de navegación mostrará todas las opciones disponibles para el informe de gastos seleccionado, incluida la opción Añadir nuevo gasto.

Seleccione la opción Añadir nuevo gasto y se abrirá una ventana donde se le pedirá proporcionar los detalles necesarios del gasto correspondiente.

Los detalles del gasto pueden incluir:

Fecha de gasto: La fecha en que ocurrió el gasto. Para recibos escaneados, debe coincidir con la fecha leída.
Categoría: Seleccione la categoría del gasto en la lista desplegable. Si faltan categorías, contacte a su administrador.
Proveedor: Seleccione el nombre del proveedor de la lista. Algunas categorías requieren proveedores preaprobados. Si no existe, puede introducirlo manualmente.
Tipo de pago: Seleccione uno de los tipos de pago aprobados por su empresa.
Código GL: Introduzca o seleccione el código del libro mayor general. Si no está configurado, contacte a su administrador.

Proyecto: Seleccione el proyecto relacionado si aplica. Puede estar predefinido o deshabilitado.
Gasto personal: Marque esta casilla si es un gasto personal. No será reembolsado.
Casilla de recibo / Introducir motivo: Si no tiene recibo, desmarque la casilla e introduzca el motivo.
Descripción: Indique el propósito del gasto.
Notas: Añada información adicional, como asistentes a una comida.
Unidades: Cantidad relacionada con el gasto.
Costo por unidad: Precio por unidad.
Moneda: Moneda del gasto. Puede cambiarla si es diferente a la predeterminada.
Tipo de cambio: Muestra la tasa de cambio si aplica.
Impuestos: Seleccione los impuestos correspondientes.
Total del recibo: Importe total del gasto.
Total: Total general (puede diferir si hay propinas, por ejemplo).

¡Importante! Si modifica información desde Unidades hasta Total, los campos relacionados también cambiarán.

Finalizar el gasto

Una vez introducida toda la información requerida, haga clic en el botón Guardar en el menú superior.

También puede añadir comentarios haciendo clic en el botón Comentarios. Los comentarios se guardan automáticamente.

Navegar por las opciones de gastos

Después de guardar su primer gasto, el menú de navegación se actualizará para mostrar acciones adicionales. También puede acceder a este menú desde el Administrador de gastos seleccionando cualquier gasto.

Para instrucciones en la aplicación móvil, consulte este artículo.