Agregar nuevo gasto

Antes de que se pueda enviar un informe de gastos dentro de ExpensePoint™, debe incluir gastos asociados. Los gastos son los elementos o transacciones individuales que constituyen el contenido de un informe de gastos. Estos gastos pueden incluir recibos, facturas o registros de costos relacionados con el negocio incurridos por el usuario. Los gastos se compilan dentro del informe para proporcionar una visión general completa del gasto del usuario con fines de reembolso, contabilidad o auditoría. Para agregar gastos a un informe de gastos, primero debes crear un informe de gastos. Hay varias formas en las que puedes crear un gasto:

• Manualmente
• A través de una transacción
• A través de un recibo escaneado El método descrito a continuación cubrirá la creación de gastos manuales. Si el informe de gastos ya ha sido creado, selecciónalo de la sección Informes de gastos.

Una vez que hagas clic en él, la barra de navegación mostrará todas las opciones disponibles para el informe de gastos seleccionado, incluyendo Agregar nuevo gasto.

Haz clic en la opción Agregar nuevo gasto en el menú de navegación Tareas de entrada en el lado izquierdo de tu espacio de trabajo. La ventana de informe se abrirá con los detalles necesarios que deben completarse para el gasto correspondiente.

Los detalles del gasto pueden incluir:

• Fecha de incurrencia
• Categoría
• Proveedor
• Tipo de pago
• Código de contabilidad general
• Proyecto
• Gasto personal
• Descripción
• Notas
• Unidades
• Costo por unidad
• Moneda
• Tipo de cambio
• Impuestos
• Total del recibo
• Total

Consulta los detalles a continuación para obtener más información sobre cada campo:

Fecha de incurrencia - agrega la fecha en que ocurrió el gasto. Si estás creando un gasto a partir de un recibo escaneado, esto coincidiría con la fecha leída de él.

Categoría - De la lista desplegable, selecciona la categoría a la que pertenece este gasto. Si aún necesitas configurar alguna categoría, contacta a tu administrador. Si tienes los permisos apropiados, haz clic aquí para obtener más información sobre cómo configurar las categorías.

Proveedor - Una vez que selecciones la categoría, este campo te pedirá que ingreses el nombre del establecimiento, proveedor, agencia, etc., dependiendo de la categoría que hayas elegido. Selecciona el nombre del proveedor/empresa de la sección desplegable. Este campo puede requerir seleccionar proveedores preaprobados de la lista de proveedores según la categoría elegida. Sin embargo, si aún necesitas configurar el proveedor preaprobado, puedes ingresar manualmente el nombre del proveedor.

Tipo de pago - Selecciona de la lista de tipos de pago aprobados por tu empresa. En la mayoría de los casos, la selección para este campo estará configurada en Pagado por el empleado. Si eres titular de una tarjeta corporativa o una tarjeta ExpensePoint™ o pagaste de tu bolsillo un gasto comercial, es posible que debas elegir una opción diferente del campo desplegable. Obtén más información sobre los tipos de pago.

Código de contabilidad general - Ingresa o selecciona el código de contabilidad general para este gasto. A veces, los códigos de contabilidad general estarán preseleccionados según la categoría que hayas elegido en el campo anterior. De manera similar, los códigos de contabilidad general también pueden estar preseleccionados para tu cuenta de usuario.

Este campo requiere que configures los códigos de contabilidad general antes de crear un gasto en tu informe de gastos. Si no los tienes configurados antes de crear un gasto, obtendrás un error:

Nota: Puedes solicitar a tu administrador que configure los ajustes de contabilidad general, lo que te permitirá crear gastos para informes de gastos, o explorar cómo hacerlo tú mismo con los permisos apropiados.

Proyecto - Tu administrador puede deshabilitar o predefinir esta lista. Puedes obtener más información sobre proyectos.

Nota: Si no tienes ningún proyecto configurado, puedes contactar a tu administrador o hacer clic aquí para obtener más información sobre cómo crear uno si tienes los permisos apropiados.

Gasto personal - marca esta casilla si el gasto es un gasto personal. Los gastos personales no serán reembolsados. Si has usado la tarjeta de crédito corporativa para un gasto personal, el sistema lo marcará, lo que requerirá el reembolso a la empresa.

Casilla de recibo / Ingresar razón - Esta casilla está automáticamente marcada, lo que sugiere que ya tienes el recibo. Si no obtienes un recibo, simplemente puedes ingresar la razón del recibo faltante en el campo obligatorio Ingresar razón.

Nota: La casilla de recibo incluida; si está marcada, el sistema no puede validar si es verdadero o no; depende del aprobador verificarlo. Si el usuario desmarcó este campo, debe ingresar una razón para el recibo faltante. Para el aprobador, para verificar rápidamente si el recibo está adjunto, la columna Recibo está en el extremo derecho de la tabla de gastos. Es posible que debas reducir la sección de recibos al cambiar el tamaño de tu espacio de trabajo.

Descripción - al hacer clic en este campo, aparecerá una ventana con un formulario de texto más largo para tu conveniencia para agregar los detalles del propósito comercial.

Nota: Si ves una etiqueta diferente para este u otros campos, puede ser porque tu organización modificó algunas de estas etiquetas. Puedes ingresar la información correspondiente según lo sugerido por la etiqueta del campo.

Notas - al hacer clic en este campo, aparecerá una ventana con un formulario de texto más largo para tu conveniencia para que puedas escribir algunas notas sobre este gasto. Para algunas categorías, este campo mostrará, por ejemplo, una lista de asistentes donde deberás enumerar las personas que te acompañaron, por ejemplo, para almorzar.

Unidades - ingresa la cantidad de nuestro elemento de línea de gasto. Para algunas categorías, este campo mostrará, por ejemplo, el número de asistentes.
Costo por unidad - ingresa el costo del gasto por artículo individual.

Moneda - tu moneda predeterminada estará preseleccionada en este campo, pero puedes cambiarla si tu gasto está en otra moneda. Selecciona la moneda necesaria de la lista desplegable de este campo.

Tipo de cambio - si el gasto fue en una moneda diferente, el campo Tipo de cambio mostrará la tasa de cambio para la moneda seleccionada según la licencia de XE.com.

Impuestos - selecciona el tipo de impuesto aplicado a tu gasto según el recibo. Si lo necesitas, puedes elegir múltiples opciones. Obtén más información sobre cómo configurar los impuestos o pregunta a tu administrador.

Total del recibo - el monto total para este elemento de línea de gasto.

Total - el monto total del recibo. Ten en cuenta que el total del recibo y los montos totales podrían ser diferentes en escenarios donde, por ejemplo, dejaste una propina además del total del recibo en un restaurante.

¡Importante! Si se modifica cualquier información de los campos Unidades a Total, todos los campos relacionados también cambiarán.

Tan pronto como se ingrese toda la información requerida, puedes guardarla haciendo clic en el botón Guardar en el menú superior de la ventana.

Para agregar comentarios a este gasto, puedes hacer clic en el botón Comentarios para agregar más detalles.

Los comentarios se guardarán automáticamente en tu gasto.
Si esta es la primera vez que creas un gasto, tan pronto como guardes el gasto, el menú de navegación cambiará para reflejar las acciones que puedes realizar en un gasto. De lo contrario, puedes acceder a este menú en el Gestor de gastos haciendo clic en cualquier gasto que pertenezca a un informe de gastos.