Comunicación

Por defecto, las preferencias de notificación de los usuarios están desactivadas. Una vez que se haya proporcionado la capacitación adecuada a los remitentes, aprobadores y usuarios de contabilidad, los administradores pueden habilitar las notificaciones. Esto brinda a los usuarios la oportunidad de comprender qué notificaciones reciben y cuándo.

Para actualizar cualquiera de las notificaciones de informes de gastos de su organización, acceda al módulo Administrador de configuración en la parte superior de su pantalla.

Luego haga clic en el menú de navegación Comunicación del lado izquierdo de su pantalla.

Se abrirá la ventana Comunicación con todas las opciones disponibles.

Puede seleccionar las opciones para:

• Notificar a los aprobadores y contabilidad sobre informes enviados para revisión
• Notificar a los autores sobre informes enviados a contabilidad
• Notificar a los autores sobre informes aprobados por contabilidad
• Notificar a los autores sobre gastos rechazados
• Notificar a los aprobadores y contabilidad sobre gastos reasignados
• Notificar a los usuarios sobre transacciones importadas
• Recordar a los usuarios sobre informes de gastos no enviados
• Recordar a los aprobadores y contabilidad sobre informes vencidos para revisión
• Enviar recordatorios mensuales
  
  
  

Cada una de las notificaciones mostrará el mensaje de plantilla para cada una que puede personalizar según sea necesario:

• Notificar a los aprobadores y contabilidad sobre informes enviados para revisión
  • Se le ha enviado un informe de gastos para revisión.
• Notificar a los autores sobre informes enviados a contabilidad
  • N/A
• Notificar a los autores sobre informes aprobados por contabilidad
  • Su informe ha sido aprobado.
• Notificar a los autores sobre gastos rechazados
  • Un gasto en su informe ha sido rechazado. Por favor revise su informe de gastos para revisar cualquier gasto rechazado. Realice todos los cambios necesarios y luego vuelva a enviar sus gastos rechazados para su aprobación.
• Notificar a los aprobadores y contabilidad sobre gastos reasignados
• Notificar a los usuarios sobre transacciones importadas
  • Tiene nuevas transacciones de tarjeta de crédito agregadas a su sistema ExpensePoint™. Por favor inicie sesión en el Administrador de gastos para asignar estas transacciones a su(s) informe(s) de gastos.

Cuando ocurra la acción/evento relevante durante el proceso de informes de gastos, los usuarios recibirán las notificaciones automáticas apropiadas.

Al marcar la casilla Habilitar notificaciones por correo electrónico, se habilitarán automáticamente la mayoría de las notificaciones, excepto:

• Notificar a los autores sobre informes enviados a contabilidad – recomendamos no activar esto a menos que los empleados no estén satisfechos con la duración de las aprobaciones.
• Notificar a los aprobadores y contabilidad sobre gastos reasignados – esto moverá el informe de vuelta a la etapa inicial en el proceso de aprobación.

Si es necesario, también puede habilitar estas marcando sus casillas correspondientes. El contenido de la plantilla de cada notificación es editable, y puede modificar el mensaje de la notificación según sea necesario. Después de realizar cualquier actualización en la comunicación de las notificaciones, haga clic en Guardar para guardarlas.

Vea el video a continuación sobre la Configuración de comunicación.