Ajouter une Avance de fonds

Les Avances de fonds peuvent être demandées pour de nombreuses raisons. Par exemple, si vous devez voyager pour le travail, vous pouvez demander une avance de fonds  pour couvrir les dépenses prévues telles que les repas, le transport et l'hébergement. Cette avance garantit que vous disposez de fonds disponibles pendant le voyage. Une avance de fonds peut fournir un accès rapide aux fonds pour faire face à toute situation imprévue, et certaines industries ou régions peuvent accepter uniquement les paiements en espèces.
Remarque : Cette option peut être désactivée pour vous par votre administrateur.

Pour ajouter une avance de fonds à un raport de depense, accédez à l'option Ajouter une Avance de fonds dans le menu de navigation Tâches d'entrée:

La fenêtre d'avance de fonds s'ouvrira avec les détails nécessaires :

Vous pouvez saisir :

• Date d'émission – la date à laquelle l'avance de fonds a été émise à l'employé.
• Projet N°/Code - attribuez un projet à cette avance de fonds pour suivre les dépenses liées à ce projet. Effectuez une sélection dans le menu déroulant ou apprenez-en plus sur la façon de configurer un Projet.
• Motif de l'avance – ajoutez le motif de cette avance de fonds
• Notes additionnelles - ajoutez des notes supplémentaires pour votre référence future dans ce champ.
• Devise – la devise peut différer de la devise de l'Utilisateur ou de la devise définie par l'Entreprise. Si c'est le cas, saisissez la devise de l'avance de fonds, et ExpensePoint™ affichera le montant converti en fonction des taux actuels de XE.com.
• Taux de change – les taux sont basés sur les derniers taux de XE.com.
• Montant de l'avance – saisissez le montant de l'avance de fonds.
• Total converti – affichera le montant de l'avance de fonds selon le taux de change. Cependant, vous pouvez modifier ce montant si vous avez utilisé un autre fournisseur de change.

Avant de pouvoir enregistrer l'Avance de fonds, vous devrez saisir au moins les champs obligatoires pour :

• Date d'émission
• Montant de l'avance
• Total converti 

Pour enregistrer l'enregistrement de l'avance de fonds, cliquez sur le bouton Sauvegardez dans le menu supérieur de l'écran.

De plus, vous pouvez ajouter des commentaires à l'avance de trésorerie pour votre référence ou celle de votre Approbateur en cliquant sur le bouton Commentaires dans le menu supérieur de l'écran avant d'enregistrer l'enregistrement.