Aplicar Anticipo de Efectivo

Si ha utilizado un anticipo de efectivo para pagar un gasto, puede aplicar ese anticipo mientras edita su gasto en su informe de gastos.

Pasos para aplicar un anticipo de efectivo

1. Abrir el informe de gastos
   Seleccione el informe de gastos correspondiente que contiene el gasto que desea actualizar
   
   

2. Seleccionar el gasto
   Haga clic en el gasto al que desea aplicar el anticipo de efectivo.

3. Actualizar el tipo de pago
   En la pantalla del gasto, busque el campo Tipo de pago y seleccione Pagado con anticipo de efectivo.
   
   

4. Guardar los cambios
   Haga clic en el icono Guardar para guardar los cambios.
   
   
   
   Los cálculos ajustados aparecerán en la parte superior de la lista de gastos.

Comprender cómo funcionan juntos los anticipos de efectivo y los gastos

A continuación, se muestra un ejemplo para demostrar cómo interpretar la relación entre un anticipo de efectivo y un gasto:

• Anticipo de efectivo entregado al empleado (-$60):
  El empleado recibe $60 por adelantado de la empresa, que debe devolver hasta que el gasto sea documentado.

• Gasto incurrido ($60):
  El empleado gasta los $60 en un gasto aprobado. En este punto, el empleado ni debe ni se le debe dinero, pero debe informar el gasto.

• Informe de gastos creado ($60):
  El empleado documenta el gasto de $60 en el informe de gastos.

• Anticipo de efectivo aplicado:
  El empleado indica que este gasto fue pagado utilizando el anticipo de efectivo anterior de $60, completando el registro.

Este proceso garantiza que ni la empresa ni el empleado deban dinero una vez que el gasto esté correctamente documentado y el anticipo aplicado.

Gestión de diferencias entre el anticipo de efectivo y el monto del gasto

Si el monto del anticipo de efectivo y el total del gasto no coinciden, la diferencia debe liquidarse.

• Si el empleado gastó más que el monto del gasto:
  El empleado debe:

  • Devolver el efectivo no utilizado a la empresa (si el empleado debe el saldo restante)

  • Aplicar el monto restante del anticipo de efectivo a otro gasto, según sea necesario.

• Si el anticipo de efectivo es menor que el monto del gasto:
  El empleado aplica el anticipo de efectivo como de costumbre, y el saldo restante se liquidará de la siguiente manera:

  • Si el empleado pagó el monto restante de su bolsillo, la empresa le debe ese saldo.

  • Si se utilizó una tarjeta corporativa para el saldo restante, la empresa liquidará el monto con la institución financiera.

Para instrucciones en dispositivos móviles, consulte este artículo.