Appliquer une avance de fonds

Si vous avez utilisé une avance de fonds pour payer une dépense, vous pouvez appliquer cette avance lors de la modification de votre dépense dans votre rapport de dépenses.

Étapes pour appliquer une avance de fonds

1. Ouvrir le rapport de dépenses
   Sélectionnez le rapport de dépenses pertinent contenant la dépense que vous souhaitez mettre à jour

1. Sélectionner la dépense
   Cliquez sur la dépense à laquelle vous souhaitez appliquer l’avance de fonds.

2. Mettre à jour le type de paiement
   Dans l’écran de la dépense, repérez le champ Type de paiement et sélectionnez Payé avec une avance de fonds.
   
   

3. Enregistrer les modifications
   Cliquez sur l’icône Enregistrer pour sauvegarder vos modifications.
   
   
   Les calculs ajustés apparaîtront dans la partie supérieure de la liste des dépenses.

Comprendre comment les avances de fonds et les dépenses fonctionnent ensemble

Voici un exemple pour illustrer la relation entre une avance de fonds et une dépense :

• Avance de fonds remise à l’employé (-60 $) :
  L’employé reçoit 60 $ à l’avance de l’entreprise, qu’il doit rembourser jusqu’à ce que la dépense soit documentée.

• Dépense engagée (60 $) :
  L’employé dépense les 60 $ pour une dépense approuvée. À ce stade, l’employé ne doit rien et ne reçoit rien, mais doit déclarer la dépense.

• Rapport de dépenses créé (60 $) :
  L’employé consigne la dépense de 60 $ dans le rapport de dépenses.

• Avance de fonds appliquée :
  L’employé indique que cette dépense a été payée à l’aide de l’avance de fonds précédente de 60 $, complétant ainsi l’enregistrement.

Ce processus garantit que ni l’entreprise ni l’employé ne doivent d’argent une fois la dépense correctement documentée et l’avance appliquée.

Gestion des écarts entre l’avance de fonds et le montant de la dépense

Si le montant de l’avance de fonds et le total de la dépense ne correspondent pas, l’écart doit être réglé.

• Si l’employé a dépensé plus que le montant de l’avance :
  L’employé doit :

  • Rembourser l’argent non utilisé à l’entreprise (si un solde reste dû)

  • Appliquer le montant restant de l’avance de fonds à une autre dépense, au besoin.

• Si l’avance de fonds est inférieure au montant de la dépense :
  L’employé applique l’avance de fonds comme d’habitude, et le solde restant sera réglé comme suit :

  • Si l’employé a payé le montant restant de sa poche, l’entreprise lui doit ce solde.

  • Si une carte corporative a été utilisée pour le solde restant, l’entreprise réglera le montant avec l’institution financière.

Pour les instructions sur mobile, veuillez consulter cet article.