Comunicación

La comunicación efectiva es esencial para garantizar procesos fluidos de presentación y aprobación de informes de gastos. La configuración de notificaciones puede administrarse y personalizarse fácilmente dentro del sistema de gestión de gastos para asegurar que los Usuarios que envían informes, los Aprobadores y los usuarios de Contabilidad reciban actualizaciones oportunas y relevantes. Al configurar estas notificaciones de manera adecuada, su organización puede mejorar la transparencia de los flujos de trabajo y mantener informados a todos los participantes en cada etapa.

Gestión de las Notificaciones de Informes de Gastos

De forma predeterminada, las preferencias de notificación de los usuarios están desactivadas. Después de que los Usuarios que envían informes, los Aprobadores y los usuarios de Contabilidad completen la capacitación, los Administradores pueden habilitar las notificaciones. Esto garantiza que los usuarios comprendan qué notificaciones recibirán y cuándo las recibirán.

Pasos para Actualizar las Notificaciones de Informes de Gastos

1. Acceder al Administrador de Configuración
   Desde la parte superior de la pantalla, vaya al módulo Administrador de Configuración.
   
2. Abrir la Configuración de Comunicación
   Haga clic en el menú de navegación Comunicación ubicado en el lado izquierdo de la pantalla.
   
3. Ventana de Comunicación
   Se abrirá la ventana de Comunicación, que mostrará todas las opciones de notificación disponibles.
   
4. Seleccionar Recordatorios
   Marque la casilla de los recordatorios que desea enviar a los usuarios. Una vez seleccionada una casilla, aparecerá el mensaje predeterminado, que puede personalizarse según el contenido que desee que los usuarios reciban en su correo electrónico.
5. Establecer Frecuencia
   Ajuste cuándo desea que comiencen los recordatorios y con qué frecuencia deben enviarse.

Opciones de Notificación

Seleccione entre las siguientes notificaciones:

• Notificar a los Aprobadores y a Contabilidad sobre los informes enviados para revisión.
• Notificar a los Autores cuando los informes sean enviados a Contabilidad.
• Notificar a los Autores cuando los informes sean aprobados por Contabilidad.
• Notificar a los Autores sobre gastos rechazados.
• Notificar a los Aprobadores y a Contabilidad sobre gastos reasignados.
• Notificar a los Usuarios sobre transacciones importadas.
• Recordar a los Usuarios sobre informes de gastos no enviados.
• Recordar a los Aprobadores y a Contabilidad sobre informes pendientes de revisión vencidos.
• Enviar recordatorios mensuales.

Cada notificación incluye una plantilla de mensaje predeterminada que puede personalizar según sea necesario:

• Notificar a los Aprobadores y a Contabilidad sobre los informes enviados para revisión
  • Se le ha enviado un informe de gastos para su revisión.
• Notificar a los Autores cuando los informes sean enviados a Contabilidad
  • N/A
• Notificar a los Autores cuando los informes sean aprobados por Contabilidad
  • Su informe ha sido aprobado.
• Notificar a los Autores sobre gastos rechazados
  • Se ha rechazado un gasto en su informe. Revise su informe de gastos para verificar cualquier gasto rechazado. Realice todos los cambios necesarios y vuelva a enviar los gastos rechazados para su aprobación.
• Notificar a los Aprobadores y a Contabilidad sobre gastos reasignados
  • N/A
• Notificar a los Usuarios sobre transacciones importadas
  • Tiene nuevas transacciones de tarjeta de crédito agregadas a su sistema ExpensePoint. Inicie sesión en el Gestor de Gastos para asignar estas transacciones a sus informes de gastos.

Habilitación de Notificaciones

Al marcar la casilla Habilitar Notificaciones por Correo Electrónico, se habilitarán automáticamente la mayoría de las notificaciones, excepto:

• Notificar a los Autores cuando los informes sean enviados a Contabilidad
  • Se recomienda mantener esta opción desactivada, a menos que los empleados expresen inquietudes sobre los tiempos del proceso de aprobación.
• Notificar a los Aprobadores y a Contabilidad sobre gastos reasignados
  • Esto hace que el informe vuelva a la etapa inicial de aprobación.

Si lo desea, puede habilitar estas opciones seleccionando individualmente las casillas correspondientes.

Después de realizar cualquier cambio en la configuración de comunicación, haga clic en Guardar para aplicar las actualizaciones.

Vea el video a continuación sobre la Configuración de Comunicación.