Glosario

Administradores: Generalmente, gerentes o miembros del equipo financiero. Disfrutan de un amplio acceso dentro del sistema y pueden navegar por todos los módulos, configurar preferencias, asignar accesos de usuario y administrar el sistema y sus operaciones.

Análisis de gastos: Herramientas e informes que permiten a las organizaciones analizar patrones de gasto, identificar oportunidades de ahorro y supervisar el cumplimiento de las políticas de gastos.

Anticipo de efectivo: Cantidad de dinero proporcionada por adelantado para cubrir gastos futuros.

Análisis de tendencias de gastos: Examen de datos históricos de gastos para identificar patrones, anomalías y posibles oportunidades de ahorro.

Antigüedad de informes de gastos: Supervisión del tiempo que tardan los informes de gastos en avanzar a través del proceso de aprobación para garantizar reembolsos oportunos.

API de exportación de datos de informes de gastos: Interfaz de Programación de Aplicaciones (Application Programming Interface) que permite integrar los datos de gastos con otros sistemas empresariales.

Aplicación de políticas de informes de gastos: Comprobaciones y validaciones automáticas dentro del sistema para garantizar que los informes de gastos cumplan con las políticas establecidas.

Aplicación móvil de ExpensePoint: Aplicación móvil que permite a los usuarios capturar gastos, enviar informes y realizar el seguimiento del estado de sus reembolsos desde sus teléfonos inteligentes o tabletas.

Aprobación automatizada: Proceso que utiliza reglas y límites predefinidos para aprobar automáticamente los gastos o marcarlos para una revisión adicional, reduciendo la intervención manual.

Aprobadores: Generalmente líderes de equipo o gerentes. Pueden realizar todo lo que puede hacer un remitente, además de aprobar o rechazar los informes de gastos enviados por otros usuarios.

Aprobadores de informes de gastos: Personas con autoridad para revisar y aprobar o rechazar informes de gastos de acuerdo con las políticas de la empresa.

Archivos adjuntos al envío de informes de gastos: Documentos de respaldo, como contratos o aprobaciones de proyectos, que pueden adjuntarse a los informes de gastos para proporcionar contexto.

Asignación de gastos: Proceso de distribuir los gastos entre diferentes centros de costos o proyectos cuando participan varios departamentos o actividades.

Auditor de gastos o usuario de Contabilidad: Persona o equipo responsable de revisar y verificar los informes de gastos para garantizar su precisión y cumplimiento.

Autoría o Delegación de gastos: Opción que permite a los empleados delegar en otros compañeros la creación, edición, envío y, cuando sea necesario, la aprobación de informes de gastos durante su ausencia.

Billetera de recibos: Espacio dedicado para almacenar y organizar recibos digitales y físicos.

Capacitación para usuarios del sistema de gastos: Programas de formación o recursos proporcionados a los empleados para ayudarlos a utilizar eficazmente el sistema de gestión de gastos.

Captura de recibos: Función del sistema que permite a los usuarios cargar y adjuntar copias digitales o escaneadas de recibos a sus informes de gastos.

Categoría de gastos: Clasificación o agrupación predefinida de gastos, como viajes, comidas, suministros de oficina o entretenimiento.

Centro de costos: Departamento o proyecto específico dentro de una organización al que se asignan o cargan los gastos.

Clave API: Clave de la Interfaz de Programación de Aplicaciones (Application Programming Interface), un código único utilizado para identificar y autenticar a un usuario.

Código/Segmento GL: Código o segmento del Libro Mayor (General Ledger), un sistema utilizado para organizar y clasificar las transacciones financieras de una empresa mediante códigos alfanuméricos.

Comentarios del envío de informes de gastos: Función que permite a los usuarios proporcionar explicaciones o justificaciones adicionales para gastos específicos dentro de sus informes.

Compatibilidad con múltiples monedas: Capacidad del sistema para gestionar gastos y transacciones en diversas monedas extranjeras.

Conciliación: Proceso de comparar y alinear registros financieros para garantizar su precisión y coherencia.

Conciliación de gastos: Proceso de equilibrar y verificar todos los gastos con los registros financieros y las cuentas de la organización.

Conciliación de recibos de gastos: Proceso de cotejar los recibos enviados con los gastos correspondientes para garantizar su validez.

Conjunto de permisos: Método para otorgar acceso personalizado a los usuarios dentro de un sistema de software.

Contabilidad: Generalmente, administradores senior del área de contabilidad. Pueden gestionar transacciones financieras, conciliar cuentas y garantizar el cumplimiento de las normativas financieras. Tienen acceso a módulos específicos y realizan tareas relacionadas con la contabilidad financiera y la generación de informes. Tienen los derechos de aprobación final sobre los informes; una vez que aprueban un informe, este se cierra.

Conversión de moneda: Función que convierte automáticamente los gastos en monedas extranjeras a la moneda base de la organización para fines de generación de informes y reembolsos.

Cumplimiento: Garantizar que los gastos cumplan con las políticas de la empresa, las normativas fiscales y otras leyes aplicables.

Cumplimiento fiscal: Garantizar que los gastos se registren y reporten de acuerdo con las leyes y regulaciones fiscales.

Detección de duplicados en informes de gastos: Función que identifica y evita el envío de gastos duplicados dentro del sistema.

Escáner de recibos: Potente herramienta digital que permite capturar y convertir recibos y documentos físicos en formatos digitales.

Estado del informe de gastos: Indica la etapa actual de un informe de gastos dentro del proceso de aprobación, como "Enviado" o "Aprobado".

Exportación de informes de gastos: Función que permite a los usuarios exportar datos de gastos en diferentes formatos, como PDF, Excel o CSV, para un análisis posterior o para compartirlos.

Flujo de aprobación: Secuencia predefinida de pasos que un informe de gastos debe seguir para su revisión y aprobación, involucrando con frecuencia a múltiples partes interesadas.

Fuente facturable: Cualquier proyecto, cliente o categoría a la que se puedan asignar y facturar gastos por separado.

Gastos divididos: División de un único gasto entre varias categorías o centros de costos para garantizar una asignación precisa de los costos.

Gastos recurrentes: Gastos que se generan de forma regular, como suscripciones mensuales o facturas de servicios públicos, y que pueden automatizarse para mayor comodidad.

GDPR: Reglamento General de Protección de Datos (General Data Protection Regulation), una ley europea para la protección de los datos personales.

Gestión de gastos basada en la nube: Sistema alojado en la nube, accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet, que ofrece escalabilidad y flexibilidad.

Información BTA: Información de la Cuenta Corporativa de Viajes (Business Travel Account), un sistema centralizado de facturación para gastos de viaje.

Informe de gastos: Resumen detallado de los gastos de una persona o equipo, que incluye recibos y descripciones, enviado para su aprobación y reembolso (si corresponde).

Informes CSV: Informe de Valores Separados por Comas (Comma-Separated Values), un formato de archivo de texto sin formato utilizado para almacenar datos, donde cada línea representa un registro y las comas separan los campos.

Infracción de la política de gastos: Casos en los que los gastos enviados no cumplen con las políticas de gastos de la organización, lo que da lugar a su rechazo o corrección.

Integración: Capacidad del sistema de gestión de gastos para conectarse con otros programas financieros y contables, como sistemas ERP o software de nómina.

Integración de tarjetas de crédito corporativas: Capacidad de vincular las transacciones de tarjetas de crédito corporativas directamente con el sistema de gestión de gastos, simplificando el seguimiento de los gastos.

Lector OCR de recibos: Reconocimiento Óptico de Caracteres (Optical Character Recognition), tecnología utilizada en la aplicación móvil que extrae automáticamente la información clave de recibos y otros documentos, convirtiéndola en datos editables y con capacidad de búsqueda, los cuales pueden utilizarse para completar automáticamente los informes de gastos.

Límites de gastos: Límites o topes establecidos para los gastos, normalmente según categorías, funciones laborales o presupuestos de proyectos, para evitar gastos excesivos.

Panel de análisis de informes de gastos: Herramienta avanzada de análisis que proporciona información detallada sobre los datos de gastos, facilitando la toma de decisiones basada en datos.

Panel de gastos: Centro principal dentro del sistema donde los usuarios pueden ver y gestionar todas las tareas relacionadas con los gastos, incluida la creación de nuevos informes, la revisión de aprobaciones y el seguimiento de reembolsos.

Perfil de usuario: Cuentas individuales de usuario dentro del sistema, cada una con su propia configuración, permisos y niveles de acceso.

Política de gastos: Directrices y normas establecidas por una organización que regulan los gastos permitidos, los límites de gasto y los procedimientos de reembolso.

Proveedor: Empresa o persona que suministra bienes o servicios a otra entidad.

Rechazo de gastos: Acción realizada por un aprobador para denegar o rechazar un informe de gastos debido a infracciones de políticas, errores o información incompleta.

Recordatorio de envío de informes de gastos: Notificaciones o recordatorios automáticos enviados a los usuarios cuando sus informes de gastos se acercan a la fecha límite de envío.

Reembolso: Proceso mediante el cual un empleado recibe el reembolso de los gastos incurridos en nombre de la organización.

Registro de auditoría: Registro de todas las acciones y cambios realizados en un informe de gastos, proporcionando un historial de quién hizo qué y cuándo.

Remitentes: Generalmente, cualquier empleado de la organización. Pueden cargar recibos, crear gastos y enviar informes de gastos para su aprobación. Tienen acceso limitado a las acciones que pueden realizar o modificar en su perfil.

Seguimiento de kilometraje: Funcionalidad que permite registrar y calcular los gastos relacionados con viajes de negocios según la cantidad de kilómetros recorridos.

SFTP: Protocolo Seguro de Transferencia de Archivos (Secure File Transfer Protocol), un protocolo de red seguro y cifrado utilizado para acceder, transferir y gestionar archivos mediante una única conexión segura.

SIC: Clasificación Industrial Estándar (Standard Industry Classification), sistema que clasifica empresas e industrias según su actividad económica principal.

Sistema de gestión de gastos (EMS): Software o plataforma diseñada para optimizar y automatizar el proceso de registrar, supervisar, aprobar y gestionar los gastos dentro de una organización.

SOP: Procedimiento Operativo Estándar (Standard Operating Procedure), documento que contiene instrucciones para ayudar a los usuarios a realizar operaciones complejas.

SSO: Inicio de Sesión Único (Single Sign-On), método de autenticación que permite a los usuarios acceder a múltiples servicios con un solo conjunto de credenciales.

Tarjeta de crédito corporativa: Tarjetas de crédito emitidas a empleados para cubrir gastos relacionados con el negocio.

Tipos de cambio para informes de gastos: Tasas de cambio en tiempo real o predefinidas utilizadas para convertir gastos en moneda extranjera a la moneda base de la organización.

Verificar coincidencia: Función que compara y relaciona automáticamente los recibos con los gastos registrados para garantizar que toda la información sea correcta.

Viáticos (Per Diem): Asignación diaria fija proporcionada a los empleados para cubrir comidas y gastos incidentales durante los viajes, en lugar de reembolsar los gastos reales.