Glossaire

Administrateurs : Généralement des gestionnaires ou des membres de l'équipe des finances. Ils disposent d'un accès étendu au produit et peuvent naviguer dans tous les modules, configurer les préférences, attribuer les accès des utilisateurs et administrer le système ainsi que ses opérations.

Analyse des dépenses : Outils et rapports permettant aux organisations d'analyser les habitudes de dépenses, de repérer les occasions de réduction des coûts et de surveiller le respect des politiques de dépenses.

Analyse des tendances des dépenses : Examen des données historiques sur les dépenses afin de repérer les tendances, les anomalies et les occasions potentielles de réduction des coûts.

API d'exportation des données des rapports de dépenses : Interface de programmation d'applications (Application Programming Interface) permettant l'intégration des données de dépenses avec d'autres systèmes d'entreprise.

Application des politiques relatives aux rapports de dépenses : Vérifications et validations automatiques effectuées par le système afin de s'assurer que les rapports de dépenses respectent les politiques établies.

Application mobile ExpensePoint : Application mobile permettant aux utilisateurs de saisir leurs dépenses, de soumettre des rapports et de suivre l'état de leurs remboursements à partir de leur téléphone intelligent ou de leur tablette.

Approbateurs : Généralement des chefs d'équipe ou des gestionnaires. Ils peuvent effectuer toutes les tâches d'un utilisateur soumissionnaire, en plus d'approuver ou de refuser les rapports de dépenses soumis par d'autres utilisateurs.

Approbateurs des rapports de dépenses : Personnes autorisées à examiner, approuver ou refuser les rapports de dépenses conformément aux politiques de l'entreprise.

Approbation automatisée : Processus utilisant des règles et des seuils prédéfinis pour approuver automatiquement les dépenses ou les signaler pour un examen supplémentaire, réduisant ainsi les interventions manuelles.

Auditeur des dépenses ou utilisateur de la comptabilité : Personne ou équipe responsable de l'examen et de la vérification des rapports de dépenses afin d'en assurer l'exactitude et la conformité.

Avance de fonds : Somme d'argent fournie à l'avance pour couvrir des dépenses à venir.

Capture des reçus : Fonction du système qui permet aux utilisateurs de téléverser et de joindre des copies numériques ou numérisées de leurs reçus à leurs rapports de dépenses.

Carte de crédit d'entreprise : Cartes de crédit émises aux employés pour couvrir les dépenses professionnelles.

Catégorie de dépenses : Classification ou regroupement prédéfini des dépenses, comme les déplacements, les repas, les fournitures de bureau ou les frais de représentation.

Clé API : Clé d'interface de programmation d'applications (Application Programming Interface), un code unique utilisé pour identifier et authentifier un utilisateur.

Code/segment GL : Code ou segment du grand livre général (General Ledger), un système utilisé pour organiser et identifier les transactions financières d'une entreprise à l'aide de codes alphanumériques.

Commentaires lors de la soumission d'un rapport de dépenses : Fonction permettant aux utilisateurs d'ajouter des explications ou des justifications concernant certaines dépenses dans leurs rapports.

Comptabilité : Généralement, les administrateurs principaux de la comptabilité. Ils peuvent gérer les transactions financières, rapprocher les comptes et assurer la conformité aux réglementations financières. Ils ont accès à des modules spécifiques et effectuent des tâches liées à la comptabilité financière et à la production de rapports. Ils détiennent les droits d'approbation finale des rapports; une fois qu'ils approuvent un rapport, celui-ci est fermé.

Conformité : Veiller à ce que les dépenses respectent les politiques de l'entreprise, les règlements fiscaux et les autres lois applicables.

Conversion des devises : Fonction qui convertit automatiquement les dépenses effectuées en devises étrangères dans la devise de base de l'organisation à des fins de rapports et de remboursement.

Centre de coûts : Département ou projet précis au sein d'une organisation auquel les dépenses sont attribuées ou imputées.

Conformité fiscale : Veiller à ce que les dépenses soient enregistrées et déclarées conformément aux lois et aux règlements fiscaux.

Dépenses récurrentes : Dépenses engagées de façon régulière, comme les abonnements mensuels ou les factures de services publics, qui peuvent être automatisées pour plus de commodité.

Détection des doublons dans les rapports de dépenses : Fonction permettant d'identifier et d'empêcher la soumission de dépenses en double dans le système.

Ensemble d'autorisations : Méthode permettant d'accorder un accès personnalisé aux utilisateurs dans un système logiciel.

État du rapport de dépenses : Indique l'étape actuelle d'un rapport de dépenses dans le processus d'approbation, par exemple « Soumis » ou « Approuvé ».

Exportation des rapports de dépenses : Fonction permettant aux utilisateurs d'exporter les données de dépenses dans différents formats, notamment PDF, Excel ou CSV, pour une analyse plus approfondie ou le partage.

Flux d'approbation : Séquence prédéfinie d'étapes qu'un rapport de dépenses doit suivre pour être examiné et approuvé, impliquant souvent plusieurs intervenants.

Formation des utilisateurs du système de gestion des dépenses : Programmes de formation ou ressources mis à la disposition des employés afin de les aider à utiliser efficacement le système de gestion des dépenses.

Fournisseur : Entreprise ou personne qui fournit des biens ou des services à une autre entité.

Gestion des dépenses infonuagique : Système hébergé dans le nuage, accessible de partout avec une connexion Internet, offrant évolutivité et flexibilité.

Indemnité journalière (Per Diem) : Allocation quotidienne fixe versée aux employés pour couvrir les repas et les frais accessoires lors de déplacements, au lieu de rembourser les dépenses réelles.

Intégration : Capacité du système de gestion des dépenses à se connecter à d'autres logiciels financiers et comptables, tels que les systèmes ERP ou les logiciels de paie.

Intégration des cartes de crédit d'entreprise : Capacité de relier directement les transactions des cartes de crédit d'entreprise au système de gestion des dépenses, simplifiant ainsi le suivi des dépenses.

Lecteur OCR de reçus : Reconnaissance optique de caractères (Optical Character Recognition), technologie utilisée dans l'application mobile qui extrait automatiquement les renseignements essentiels des reçus et d'autres documents, puis les convertit en données modifiables et consultables pouvant être utilisées pour remplir automatiquement les rapports de dépenses.

Numériseur de reçus : Outil numérique puissant qui permet de capturer et de convertir des reçus papier et d'autres documents physiques en formats numériques.

Pièces jointes à la soumission d'un rapport de dépenses : Documents justificatifs, tels que des contrats ou des approbations de projet, pouvant être joints aux rapports de dépenses pour fournir un contexte.

Piste d'audit : Registre de toutes les actions et modifications apportées à un rapport de dépenses, fournissant un historique indiquant qui a effectué quelles actions et à quel moment.

Portefeuille de reçus : Espace dédié au stockage et à l'organisation des reçus numériques et papier.

Politique de dépenses : Ensemble des lignes directrices et des règles établies par une organisation concernant les dépenses admissibles, les limites de dépenses et les procédures de remboursement.

Prise en charge de plusieurs devises : Capacité du système à gérer les dépenses et les transactions dans différentes devises étrangères.

Profil utilisateur : Comptes individuels des utilisateurs dans le système, chacun possédant ses propres paramètres, autorisations et niveaux d'accès.

Rappel de soumission d'un rapport de dépenses : Notifications ou rappels automatiques envoyés aux utilisateurs lorsque leurs rapports de dépenses approchent de la date limite de soumission.

Rapport de dépenses : Résumé détaillé des dépenses d'un employé ou d'une équipe, comprenant les reçus et les descriptions, soumis pour approbation et remboursement (le cas échéant).

Rapports CSV : Rapport en format valeurs séparées par des virgules (Comma-Separated Values), un format de fichier texte brut utilisé pour stocker des données, où chaque ligne représente un enregistrement et les champs sont séparés par des virgules.

Rapprochement : Processus consistant à comparer et à harmoniser les dossiers financiers afin d'en assurer l'exactitude et la cohérence.

Rapprochement des dépenses : Processus de validation et de rapprochement de toutes les dépenses avec les registres financiers et les comptes de l'organisation.

Rapprochement des reçus de dépenses : Processus consistant à comparer les reçus soumis avec les dépenses correspondantes afin d'en confirmer la validité.

Rédaction ou délégation des dépenses : Fonction permettant aux employés de déléguer à des collègues la création, la modification, la soumission et, au besoin, l'approbation de leurs rapports de dépenses pendant leur absence.

Rejet d'une dépense : Action effectuée par un approbateur pour refuser un rapport de dépenses en raison d'un non-respect des politiques, d'erreurs ou d'informations incomplètes.

Remboursement : Processus par lequel un employé est remboursé pour les dépenses engagées au nom de l'organisation.

Renseignements BTA : Renseignements sur le compte de voyage d'affaires (Business Travel Account), un système centralisé de facturation des dépenses de voyage.

Répartition des dépenses : Processus consistant à répartir les dépenses entre différents centres de coûts ou projets lorsque plusieurs services ou activités sont concernés.

RGPD : Règlement général sur la protection des données (General Data Protection Regulation), une loi européenne visant à protéger les renseignements personnels.

Seuils de dépenses : Limites ou plafonds établis pour les dépenses, souvent selon les catégories, les fonctions ou les budgets de projet, afin d'éviter les dépassements de coûts.

SFTP : Secure File Transfer Protocol (protocole sécurisé de transfert de fichiers), un protocole réseau sécurisé et chiffré utilisé pour l'accès, le transfert et la gestion de fichiers au moyen d'une connexion unique et sécurisée.

SIC : Standard Industry Classification (classification type des industries), système qui classe les entreprises et les secteurs d'activité selon leur principale activité économique.

Source facturable : Tout projet, client ou catégorie auquel des dépenses peuvent être attribuées et facturées séparément.

SOP : Standard Operating Procedure (procédure opérationnelle normalisée), document contenant des instructions pour aider les utilisateurs à effectuer des opérations complexes.

SSO : Single Sign-On (authentification unique), méthode d'authentification permettant aux utilisateurs d'accéder à plusieurs services avec un seul ensemble d'identifiants.

Suivi du kilométrage : Fonction permettant d'enregistrer et de calculer les dépenses liées aux déplacements professionnels en fonction du nombre de kilomètres parcourus.

Système de gestion des dépenses (EMS) : Logiciel ou plateforme conçu pour simplifier et automatiser le processus d'enregistrement, de suivi, d'approbation et de gestion des dépenses au sein d'une organisation.

Tableau de bord analytique des rapports de dépenses : Outil d'analyse avancé fournissant des renseignements détaillés sur les données de dépenses afin de favoriser une prise de décision fondée sur les données.

Tableau de bord des dépenses : Centre principal du système où les utilisateurs peuvent consulter et gérer toutes les tâches liées aux dépenses, notamment la création de nouveaux rapports, le suivi des approbations et des remboursements.

Taux de change des rapports de dépenses : Taux de change en temps réel ou prédéfinis utilisés pour convertir les dépenses en devises étrangères dans la devise de base de l'organisation.

Utilisateurs soumissionnaires : Généralement, tout employé de l'organisation. Ils peuvent téléverser des reçus, créer des dépenses et soumettre des rapports de dépenses pour approbation. Leur accès est limité quant aux actions qu'ils peuvent effectuer ou modifier dans leur profil.

Vérifier la correspondance : Fonction qui compare et associe automatiquement les reçus aux dépenses enregistrées afin de s'assurer que toutes les informations sont exactes.

Vieillissement des rapports de dépenses : Suivi du temps nécessaire aux rapports de dépenses pour progresser dans le processus d'approbation afin d'assurer des remboursements en temps opportun.

Violation de la politique de dépenses : Cas où les dépenses soumises ne respectent pas les politiques de dépenses de l'organisation, entraînant leur rejet ou leur correction.