Comptabilité

Il existe des différences importantes entre les utilisateurs Administrateur et Comptabilité dans ce système en ce qui concerne leurs rôles et leurs autorisations liées aux rapports de dépenses.

Capacités d'approbation et de modification

• Approbation des rapports de dépenses
  • Les utilisateurs Administrateur et Comptabilité peuvent tous deux avoir des rapports de dépenses en attente d'approbation qui ne sont pas encore prêts pour l'approbation finale.
• Modification des rapports de dépenses
  • Les utilisateurs Comptabilité peuvent modifier les rapports de dépenses à n'importe quelle étape du processus de soumission.
  • Les utilisateurs Administrateur ne sont pas autorisés à apporter des modifications aux rapports de dépenses.

Accès aux rapports de dépenses

• Les utilisateurs Comptabilité peuvent consulter les rapports de dépenses déjà fermés.
• Les utilisateurs Administrateur ne peuvent pas accéder aux rapports de dépenses fermés.
• Les utilisateurs Administrateur et Comptabilité peuvent tous deux consulter tous les rapports de dépenses, y compris ceux soumis par d'autres utilisateurs et administrateurs.

Notifications et autorisations

• Tous les utilisateurs Administrateur reçoivent des notifications concernant les modifications apportées à leurs propres autorisations.
• Une organisation peut compter plusieurs utilisateurs Comptabilité. Lorsqu'un rapport de dépenses est prêt à être approuvé, tous les utilisateurs Comptabilité en sont avisés.
• Le rapport de dépenses sera attribué à l'utilisateur Comptabilité ayant le plus petit nombre de lignes en attente d'approbation.

Affichage du travail dans le système

En tant qu'utilisateur Administrateur ou Comptabilité, vous pouvez accéder aux vues suivantes :

• Mon travail en cours : Rapports ouverts pour vous-même ou pour d'autres utilisateurs.
• Mon travail récent : Rapports que vous avez récemment consultés ou modifiés, pour vous-même et pour d'autres utilisateurs.
• Tout mon travail : Tous les rapports ouverts ou approuvés pour tous les utilisateurs, y compris les vôtres et ceux des autres.

Remarques importantes

• Les utilisateurs Comptabilité ne sont soumis à aucune restriction lorsqu'ils sélectionnent des rapports de dépenses. Ils peuvent choisir n'importe quel rapport, y apporter les modifications nécessaires ou ajouter des commentaires.
• Pour approuver les rapports de dépenses prêts à être examinés, accédez au Tableau de bord et utilisez la section « Rapports à approuver » afin de prendre les mesures nécessaires immédiatement.